RFID档案资产管理系统

国家档案十三五规划总体目标：到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化发展体系，档案信息化建设是做好档案管理的首要手段！

一、 档案信息化管理的意义

随着信息的迅速膨胀，各种信息档案资料数量日益增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀，导致档案的收集、管理、监督、利用、保护等工作越来越复杂繁重，这使得档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。

二、 传统档案管理存在的问题

★档案手工管理，工作流程繁琐低效、整理时间冗长。

★档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。

★档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍。

★档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化；手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。

★档案盘点效率低。由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程。

三、 信息化档案管理的目标：

实现档案实时盘点、定位、查询、快捷上下架等，让每份档案可电子化、系统化管理，保障档案信息完整性、可追溯性，实现档案全生命周期流程管理。

四、 RIOT智慧档案管理解决方案介绍

本系统采用计算机网络技术、软件技术以及物联网、RFID技术，由软硬件形成一个有机整体，组成RFID智慧档案资产管理系统。

4.1主要功能介绍：

1、系统采用BS结构，提供的开放式数据接口，安全性高，稳定性强；

2、精确定位实现档案资产追踪管理

档案柜自动采集数据，记录每一次档案上架和下架情况；

针对档案异常上下架情况（放置档案柜位置错误，非法放入，非法取出），自动报警！

3、可提供档案的动态图，判断档案资产所在位置的正确性以及提供虚拟状态监控图，便于后台管理人员及时了解档案资产动向和精确位置！

4. 实现无人值守档案资产管理

档案资产精确定位系统整合闭路电视监控系统、门禁系统以及工单系统之后，可将进出管控、视频记录以及精确定位等集合为一个有机的整体，真正实现无人值守档案资产管理！

5、提供档案的各种报表数据，档案借阅数据，档案盘存数据，档案位置数据，档案生命周期数据可追溯，可统计，可分析。实现智慧档案大脑。

6. 档案资产实时监控

所有通过RFID系统接收的信息通过与后台数据库进行对比之后，反映到监控状态图像上，并提供档案资产位置错误、闲置情况、正常等多种状态帮助管理人员实时掌握档案资产状态信息。 档案安全监控系统结合RFID安全门禁设备，未经授权档案私自移出档案室，系统自动报警提示。

4.2方案实施介绍：

通过给每一个档案箱安装一个RFID电子标签，并绑定档案信息，在各关键节点，通过读写设备对电子标签信息的采集，达到对档案的识别，从而实现RFID技术的档案智能化管理。

瑞德物联RFID智慧档案管理系统可简单的分成三个部分：信息化标识，信息化识别，智慧化管理软件三个部分。

第一部分是标识，主要是通过射频识别RFID电子标签对档案进行数据录入和绑定标识；

第二部分是在不同的工作点或流程点对贴有RFID电子标签的档案进行识别，并通过无线通信技术，把采集来的数据传递到中央数据库，包括无线接入设备和相关的网络设备；

第三部分是应用程序，对采集的数据进行管理，包括数据库服务器、应用服务器等档案管理系统软件。

4.2.1  档案的信息化标识：RFID标签标识。

RFID是一种非接触式自动识别技术，通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。同传统的以条形码为代表的自动识别技术相比，RFID识别技术具有唯一标识、远距离、批量读取、可识别静止和运动状态下的标签信息等特点，从而可以实现档案精准的进、出、存管理，提高工作效率，减少管理成本和人为差错，以打造档案管理的高效化和智能化目标。

RFID基本原理

通过给每一个档案盒贴装一个RFID电子标签，并绑定档案信息，在各个进、出、存节点，通过读写设备对电子标签信息的采集，达到对档案的识别，从而实现RFID技术的档案智能化管理。

4.2．2  档案的信息化识别：RFID标签信息录入与采集。

RFID智能档案管理系统集成了RFID工作站，RFID智能密集架，RFID智能档案柜，RFID智能盘点车，RFID安全门禁，手持式盘点终端等硬件设备，以完成对贴有RFID标签的档案的信息采集和录入，配合后台系统管理软件，以实现高效，准确，安全的管理档案。

通过RFID工作站完成RFID电子标签的初始化录入，电子标签与档案袋内所有资料信息进行一一绑定，作为档案的唯一标识。

在进出档案管理中心安装通道式RFID安全门禁，当档案进出档案管理中心库房时，通道式RFID安全门禁通过对电子标签数据的读取来实现对档案信息的识别，完成出入库数据的快速获取。

对一些贵重、保密资产实现授权取件以及实时盘存、远程监控的功能。

RFID智能档案柜可以实现对一些贵重、保密资产实现授权取件以及实时盘存、远程监控的功能。智能档案柜只有授权的人员才能打开，并自动采集数据。RFID天线可实现对柜内涉密资产无盲区的读取，自动盘存资产实时数据，动态监控柜内涉密资产的状态，确保涉密资产的保全率的同时，大大提高资产的管理效率。记录每一次档案上架和下架情况； 针对档案异常上下架情况（放置档案柜位置错误，非法放入，非法取出），自动报警！

在档案流转到其它使用单位时，可通过配置的手持式盘点终端设备，对交接档案信息进行准确的获取并核对，可以快速准确的完成交接。同时，手持式盘点终端设备还可以作为日常盘库、移库作业使用。

4.2.3档案的智慧化管理软件：智能管控流程

RFID智能档案管理系统一般包含：档案录入、档案查询、档案借还、档案盘存、档案上下架、环境监控报警等功能模块。

档案录入系统实现档案的编目，档案的分类，以及电子标签转换功能。

档案查询系统支持档案检索，档案定位功能。按照档案的不同类型进行检索，检索后的档案显示档案的位置信息。

档案借还系统实现档案的借阅审批，档案的机密程度不同，档案的审批人员不同。临近借阅期限，系统自动弹出归还提醒，并提醒档案管理员需归还的档案信息，同时发出短信催还。

档案盘存系统实现档案的实时盘存功能，管理员在后台点击盘存按钮，系统自动盘存，并提供盘存报表。

档案上下架系统实现档案的上下架和档案的出入库管理。档案上、下架无感知；档案出、入库有管理。

环境监控报警实现在档案流转过程中出现异常情况进行报警和记录的管理功能。

RFID智慧档案的管控流程主要有三步：

第一步：档案RFID标签初始化

通过rfid工作站，按照档案馆要求的数据编码格式，将数据写入到电子标签中，同时，在后台将这一标签数据与袋内所有资料信息进行绑定后，打印出电子标签，并粘贴到档案袋上，完成基础数据的建立。

第二步：档案中心管理

出入库档案通过通道式RFID安全门禁对档案信息进行批量读取，并将读取到的信息上传到后台系统，系统对出入库日志信息（库管员、领取交接人、交接时间等）进行自动记录，自动生成出入库报表，并和原始任务明细表进行自动比对。对出入库过程中出现的异常情况，如档案数据、信息有误或非法档案出入库等，系统能自动预警并联动监控系统，发出报警信号。

第三步：使用单位交接

档案到各支档案中心后，通过档案盘点车或者在档案的数量不是特别大的情况下，可采用手持式管理终端设备快速的读取档案信息，并通过无线网络，将数据上传到后台系统进行核对确认，高效准确的完成档案的交接。

五、RFID智慧档案管理系统的现实意义

档案资产自动识别管理系统是化繁为简为目的的实用管理类软件。运用射频技术为相关企业解决了问题，使企业管理有条不紊，帐物相符。

系统自投放市场以来，以其简单的使用方法，准确的计算结果，受到了用户一致好评，并以其运行的安全性、技术的先进性，受到了专业人员的肯定，更以其方便准确的查询功能受到了用户的赞赏。

使用者普遍反映原来几十个人需要花上几个月时间的资产盘点工作，现在几个人花上几天时间就可以轻松完成；原来繁琐的折旧计算工作需要花费几天时间，现在几秒种就能准确完成；原来大量的重复购置与大量的闲置浪费情况现在能及时得到了解决，使企业真正实现厉行节约的原则。

综上所述，档案资产自动识别管理系统已成几十倍地提高了企业工作效率，同时也大大增加了企业效益，降低了企业成本。档案资产自动识别管理系统绝对是企业事业单位管理的好帮手。